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          诉讼保留通知:在诉讼中预期的可能相关的证据保全 - 临时

          版本1(当前版本)
          所有版本:
          • 版本1
          政策reg08.05.07
          标题诉讼保留通知:潜在的相关证据保全诉讼的预期
          类别信息技术
          子类安全和法规遵从
          权威校长
          历史

          临时版本的第一个批准的2015年3月31日。

          联系

          大学律师,252-328-6940办公;信息技术和计算机服务经理,252-328-9075。

          相关政策

          记录处置和保管期限表

          其他参考资料

          准备电子发现,再访:五年之后,nacuanote,2013年4月23日,大卫·凯斯勒,彼岸,卡罗琳巢,彼岸。
          民事诉讼26的联邦法规
          民事诉讼26的北卡罗莱纳州治


          1.介绍和定义

          1.1。bet356体育在线(“bet356体育在线”或“大学”)有法律义务保留所有可能相关的证据每当大学“合理预期”的诉讼。本条介绍,学校将如何履行这一法定义务对于谁能够获得的证据员工。就本条而言,“潜在的相关证据”(“预”)被定义为“所有证据,文件和记录,以任何形式,包括但不限于“硬拷贝的文档和所有类型的电子存储的信息,是保管或一个或多个大学雇员的控制之下,是相关的任何未决或潜在的诉讼“。

          1.2。大学可以被视为“合理预期”在许多情况下,包括诉讼,但不限于,通过在收到书面或口头威胁要提起诉讼,在收到诉讼文件,内部或外部管理的开始投诉程序(例如,EEOC投诉)或收据的其他信息识别诉讼的可能性。一方是自己积极筹划诉讼的启动通常也被认为是诉讼的“合理预期”。

          1.3。就本条而言,前期是任何一所大学的员工谁有权访问前,包括但不限于“保管或控制下”,前期位于或大学管理存储设备,数据库和文件,并预位于或已在课程或员工的职责为大学的范围被使用,无论存储设备,数据库或文件,用个人资金收购员工个人存储设备,数据库和文件。

          2.诉讼保留备忘录

          2.1。大学时合理预期的诉讼,一个写有“诉讼保留备忘录”,应由大学律师谁被认为有他们保管或控制的前大学雇员的办公室发。

          2.2。诉讼保留备忘录,将其命名为大学律师的办公室内受权人,工作人员在信息技术和计算服务(“ITCS”),以及其他bet356体育在线的员工或谁可以与管理力度,保护和维护来负责代理预。诉讼保留备忘录,将描述必须保留前的类型。此外,该备忘录可以附加一个“潜在的相关证据调查问卷”,以促进前的识别,定位和保存。

          2.3。诉讼保留备忘录的发布立即覆盖并暂停权威摧毁任何和所有的预识别依据的任何大学,部门,部门或单位的文件保存和/或销毁的政策负责,包括但不限于,大学记录保留和处置进度,直到所有的诉讼已经完全解决,包括所有的上诉期限的运行这样的时间,或直到限制任何适用的法规已经过期,所有由大学法律顾问办公室确定。

          3.在收到诉讼保留备忘录的职责

          3.1。谁收到诉讼保留备忘录(“备忘录”),每所大学的员工给他或她应做以下几点:

          3.1.1。转发备忘录的副本,并附加“可能相关的证据调查问卷”对所有这些额外的大学雇员的监督由收件人,收件人认为可能已经在他或她保管或控制前,并提供大学法律顾问办公室与列表那些人的备忘录已被转发的;

          3.1.2。暂停所有缺失,重写(改变或变化的),或预先的任何其他破坏;

          3.1.3。识别,保护和隔离所有预先存在的,在什么位置,它可能是,如果需要可以在以后恢复;

          3.1.4。识别,保护和隔离收到或收到产生的备忘录后,任何新的预,在任何位置,它可能是,如果需要可以在以后恢复;

          3.1.5。除非是从大学法律顾问办公室收到相反的方向,完成了“潜在的相关证据调查表”,并返回到(S)表格上所示的人物,并抄送给员工的主管;和

          3.1.6。如果一个可预见的未来事件(包括但不限于就业,获得新的IT设备等的分离)将导致预失去监护权或部分或全部预控制的一个托管人,则托管人应当及时与协调他/她的上司采取措施,继续前期的保护和隔离,并通知学校法律顾问办公室。如果托管人无法或不愿采取这些保护措施,那么托管人的上司,在咨询ITCS,应负起责任,看到前继续保留并隔离,并通知学校法律顾问办公室。

          4.在通知这些义务,诉讼已经开始

          4.1。如果诉讼开始时,大学员工被请求的预先的监护权将与大学律师和/或州总检察长办公室的办公协作检索前,因为它可以在诉讼的辩护或起诉需要。

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